L’Organismo di Vigilanza (OdV) nell’epoca della compliance strategica

Una panoramica sul ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV) e sulle sue caratteristiche

Il Decreto Legislativo n. 231/2001, che disciplina la responsabilità amministrativa degli enti, individua nel Modello di organizzazione, gestione e controllo (c.d. Modello 231) un presidio adeguato a prevenire il rischio di commissione di reato.

In particolare, il Modello 231 ha il compito di effettuare una mappatura delle attività sensibili e dei processi aziendali che potrebbero rappresentare un’occasione per commettere un reato nell’interesse o a vantaggio della Società, allo scopo di elaborare delle misure preventive.
Per approfondire il tema, si rimanda all’articolo già pubblicato sul nostro sito “Modello 231, una scelta strategica per salvaguardare la continuità operativa e la reputazione aziendale”

Ciò che oggi ci interessa affrontare, invece, è il ruolo dell’Organismo di Vigilanza nell’assetto organizzativo previsto dal Modello.

Si tratta di una figura fondamentale nell’ambito del sistema prevenzionistico messo in atto dal D. lgs. 231/2001 perché è il medesimo decreto a prevedere, all’art. 6, la possibilità per l’ente di non incorrere in alcuna responsabilità qualora riesca a dimostrare che “il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli nonché di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”.

In tale contesto, il ruolo dell’OdV, negli anni, ha progressivamente assunto una rilevanza sempre più ampia: da funzione interpretata in chiave meramente formale è divenuto, oggi, un presidio strutturale dei sistemi di governance e di controllo interno delle imprese.

Come si intuisce dalla lettura della norma, l’Organismo di Vigilanza deve essere dotato di alcuni requisiti essenziali che non vengono puntualmente individuati dal legislatore ma che, tuttavia, si sono consolidati nella prassi applicativa:

• l’autonomia e l’indipendenza: devono caratterizzare non solo l’organo in quanto tale ma anche, e soprattutto, il suo modo di agire. Ciò significa che, nonostante la legge accenni alla possibilità, negli enti di piccole dimensioni, che tale compito possa essere rivestito anche dall’Organo dirigente, è preferibile che non vi sia commistione tra il controllato ed il controllante. Il compito dell’OdV, infatti, è quello di monitorare l’applicazione effettiva del Modello da parte di coloro che lo hanno approvato e risulta, dunque, necessaria una sua indipendenza da tale struttura.
  Inoltre, nell’ambito dello svolgimento della sua funzione, tale organismo non deve essere soggetto al potere gerarchico e disciplinare di alcuna funzione dell’ente (meno che mai a quello degli organi di vertice), deve godere di una linea comunicativa diretta con l’Organo Amministrativo cui può riportare ogni osservazione, suggerimento e criticità e deve, infine, avere accesso ai documenti ed alle informazioni rilevanti.
• la professionalità: in ragione dell’importanza e dell’autorevolezza che caratterizzano il ruolo, è fondamentale che esso venga affidato a soggetti che siano in possesso delle competenze tecniche e specialistiche adeguate alla natura ed alla struttura dell’ente nonché ai rischi specifici dell’attività svolta. Trattandosi di un compito che integra profili giuridici, ispettivi e consulenziali, è essenziale disporre di una preparazione trasversale che consenta di governarne in modo consapevole tutte le diverse dimensioni.
• la continuità d’azione: si tratta di un requisito indispensabile a garantire un’attività costante e sistematica di controllo sulle aree sensibili individuate, nonché un monitoraggio continuo del Modello, così da poterne assicurare l’aggiornamento sia rispetto all’evoluzione normativa sia rispetto ai più recenti cambiamenti dell’assetto organizzativo aziendale. In tale ottica, è necessario che all’OdV pervengano costantemente e con tempestività i flussi informativi (periodici e ad evento) rilevanti nelle aree aziendali a rischio commissione di reato. Si ritiene, infine, opportuno che l’Organismo calendarizzi le proprie attività, esegua degli audit periodici di verifica dell’operato dei vari responsabili di funzione, disponga di un budget idoneo allo svolgimento del proprio incarico e si coordini con i vari organi dell’Ente.

Anche per quanto attiene alla composizione dell’organismo il Legislatore non ha fornito indicazioni specifiche, lasciando libera scelta alle aziende di optare per un OdV monosoggettivo o plurisoggettivo.
Nel tempo si è consolidata la tendenza a dotarsi di un organismo monocratico nelle imprese di piccole dimensioni e di un organismo collegiale nelle realtà aziendali più grandi e strutturate.

Considerando l’incarico di “vigilanza” sul Modello ed anche alla luce dei requisiti precedentemente illustrati, è auspicabile che, nei casi in cui si scelga la composizione monocratica, tale scelta ricada su un soggetto esterno all’azienda, proprio al fine di garantire quella terzietà che il ruolo richiede.
Diversamente, nei casi in cui si preferisca la composizione collegiale (spesso la scelta ricade su tre membri ma tale numero non è vincolante), la tendenza è quella di prevedere che almeno uno dei componenti sia un membro interno all’organizzazione aziendale che, dunque, è già calato nel contesto lavorativo e può facilitare lo svolgimento del lavoro.
La soluzione mista, in ogni caso, è quella considerata più equilibrata, in quanto consente di coniugare due esigenze contrapposte ma parimenti necessarie: la conoscenza dei processi aziendali e l’assenza di conflitti di interesse.

L’affidamento dell’incarico, infine, spetta all’organo amministrativo che, di solito, nomina l’Organismo attraverso una delibera formale, definendone in tale occasione la composizione, i requisiti richiesti, la durata, i poteri, le funzioni, l’eventuale compenso ed il budget operativo.
Nonostante la legge non lo prescriva, è considerata buona prassi che i membri dell’Organismo, se collegiale, o il singolo membro, se monocratico, redigano una dichiarazione formale di accettazione dell’incarico, che comprenda l’affermazione di indipendenza, l’impegno alla riservatezza e la disponibilità al ruolo.
È sempre facoltà dell’azienda stessa quella di decidere di revocare la nomina di un soggetto da membro dell’OdV, qualora questo si renda autore di gravi inadempienze, condotte scorrette o lesive dell’indipendenza o nel caso in cui sopraggiungano incompatibilità o cause di inidoneità.

 

L’OdV nella prassi: tra adempimento formale ed effettività

Abbiamo già accennato in precedenza a quelli che sono i compiti attribuiti dalla legge all’Organismo di Vigilanza ma, per dovere di completezza e chiarezza espositiva, è bene ribadirli:

• vigilanza sul funzionamento, sull’idoneità e sulla corretta applicazione del Modello 231,
• attività di impulso all’aggiornamento ed implementazione del Modello stesso.

Queste sono le due macrocategorie che racchiudono una sintesi delle attività svolte dall’Organismo, tuttavia, come queste vengano declinate all’interno delle varie realtà aziendali è, senz’altro, un tema che merita un maggiore approfondimento.

L’Organismo di Vigilanza deve, innanzitutto, attivarsi per monitorare le aree a rischio di commissione di reati presupposto, verificando che le procedure interne siano effettivamente applicate e accompagnate dalla previsione di misure di mitigazione del rischio adeguate.
In seconda battuta, è opportuno che l’Organismo si adoperi per raccogliere e segnalare tempestivamente all’organo amministrativo eventuali violazioni del modello o criticità ad esso relative, suggerendo, nel caso, anche soluzioni operative.
Terminata la verifica su quanto già in essere, qualora lo ritenga necessario, l’OdV deve promuovere l’attività di aggiornamento del Modello, adeguandolo a quanto emerso a livello di organizzazione aziendale (cambiamenti e/o problematiche) e a livello di evoluzione normativa (ad esempio in caso di ampliamento del novero dei reati presupposto).
Viene, infine, richiesto all’Organismo di redigere relazioni periodiche, di solito annuali o semestrali, che sintetizzino le attività svolte, evidenziando gli eventuali elementi critici riscontrati e formulando proposte per interventi correttivi. Questi documenti costituiscono lo strumento che meglio di qualsiasi altra cosa racchiude quella che è la funzione vera e propria dell’Organismo di Vigilanza e, inoltre, rappresentano un importante strumento di governance poiché permettono al management di assumere decisioni maggiormente consapevoli in materia di compliance e gestione del rischio.

Tutte queste iniziative vengono realizzate attraverso una serie di strumenti e modalità operative, quali:

• audit mirati (programmati in maniera periodica o, se necessario, ad hoc) su singole funzioni o attività sensibili accompagnati dalla relativa verifica documentale;
• verifiche a campione sull’applicazione delle procedure;
• analisi dei flussi informativi e dei sistemi di controllo interno al fine di assicurarsi che tutte le informazioni dovute raggiungano l’OdV e gli organi di governance in modo tempestivo e completo, in particolare quelle riguardanti violazioni o anomalie, l’apertura di eventuali procedimenti giudiziari, ispezioni da parte degli organi competenti, l’applicazione di sanzioni o il verificarsi di infortuni;
• supervisione dei canali di segnalazione interna mediante controllo circa il fatto che le segnalazioni vengano correttamente ricevute, registrate, trattate e risolte, anche, e soprattutto, alla luce della tutela della riservatezza del segnalante;
• proposte di miglioramento ed implementazione delle procedure già esistenti nonché di formazione interna sulle stesse, declinate attraverso indicazioni pratiche su come aggiornare le procedure, le policy o, in generale, i vari strumenti di controllo e, al contempo, adoperandosi nella promozione di interventi formativi per diffondere la cultura della compliance in maniera capillare all’interno dell’azienda.

 

Riforma della responsabilità degli enti: scenari e riflessi sull’Organismo di Vigilanza

Il tema della riforma del D. lgs. 231/2001 riguardante la responsabilità amministrativa degli enti era stato già affrontato da Gruppo 2G nella news dal titolo “La Riforma del D. Lgs. 231/2001: un’occasione di rinnovamento per gli enti e per i soggetti coinvolti (progettisti dei Modelli e componenti degli OdV)”.
Il Tavolo tecnico che era stato incaricato di lavorare al progetto di riforma ha terminato il proprio lavoro con una relazione conclusiva, datata novembre 2025, comprensiva anche di una proposta di legge.
In tale documento, tra le varie innovazioni, si fa riferimento anche al ruolo dell’Organismo di Vigilanza, se pure, anche in questo caso, la disciplina permanga sempre su un livello molto generico, rimandando i dettagli alla prassi applicativa.
La riforma si limita a prevedere alcune integrazioni che richiamano, in particolare, la professionalità dei membri dell’Organismo e l’esigenza che ad esso vengano attribuite adeguate risorse finanziarie; al contrario, non viene più fatto cenno al requisito dell’indipendenza che, probabilmente, si ritiene ormai elemento consolidato in quanto espressione dell’assenza di un conflitto di interessi con la società.
Il nuovo progetto legislativo, infine, non contempla più la possibilità, prevista dall’art. 6, comma 4-bis del D. Lgs. 231/2001, per le Società di capitali di affidare la funzione di Organismo di Vigilanza a componenti del collegio sindacale, del consiglio di sorveglianza e del consiglio per il controllo della gestione.
La motivazione va ricercata nel fatto che si vuole cercare di evitare di riproporre lo schema cui si era accennato in precedenza, secondo cui il “controllante” rischia di coincidere con il “controllato”: i medesimi componenti degli organi di controllo previsti dal Codice civile, cui si vorrebbe affidare i compiti di vigilanza, sono, infatti, i potenziali soggetti attivi di alcune tipologie di reati presupposto della responsabilità dell’ente, ad esempio quelli societari.

 

L’OdV come strumento di governance: i servizi offerti da Gruppo 2G

In considerazione delle evoluzioni normative, del costante ampliamento del catalogo dei reati presupposto 231 e degli eventuali e futuri interventi di riforma della responsabilità amministrativa degli enti, è evidente che la figura dell’OdV assume un ruolo centrale e strategico nell’ottica di organizzazione preventiva che deve adottare un’impresa per tutelarsi.

L’Organismo di Vigilanza non deve esercitare una sorveglianza invasiva, ma verificare la coerenza sistemica del controllo: il funzionamento dei flussi informativi, l’ applicazione dei protocolli, la capacità dell’azienda di adattamento ai rischi senza incrementare la  complicatezza organizzativa. L’OdV deve svolgere una funzione di raccordo, valutando se i controlli esistenti (anche di altre funzioni interne e/o esterne) siano idonei a presidiare i rischi del Modello 231.

Il punto non è moltiplicare i controlli o creare presidi paralleli, ma verificare se l’assetto esistente è in grado di intercettare i i rischi nei processi rilevanti. La vera efficacia deriva dalla visibilità dei processi aziendali, dalla tracciabilità delle decisioni e dall’ integrazione tra funzioni aziendali (es. Compliance, Privacy, IT, Audit).

Oggi tale Organismo può fornire un contributo attivo e concreto sotto molteplici punti di vista:

• pone in essere un controllo qualificato e indipendente su tutti gli aspetti legati, in maniera diretta o indiretta, al Modello 231;
• rappresenta un interlocutore tecnico dell’organo amministrativo per quanto riguarda la compliance ed il risk management;
• si rende promotore della cultura della legalità e della trasparenza all’interno dell’ente;
• è un soggetto che ha una visione capillare dell’organizzazione aziendale ed è quindi capace di intercettare criticità, inefficienze ed aree di miglioramento.

In questi termini, dunque, si può affermare che sia l’adozione del Modello 231 sia la nomina del relativo Organismo di Vigilanza costituiscono strumenti di compliance strategica, capaci di incidere in maniera effettiva sulla qualità e sulla funzionalità dei processi aziendali ma anche sull’immagine dell’azienda stessa.

Ed è proprio in questa direzione che si inseriscono i servizi offerti da Gruppo 2G: il focus su cui noi basiamo il nostro lavoro è il tentativo di trasformare gli adempimenti normativi in un’opportunità di crescita per l’impresa.
Il nostro lavoro, infatti, non riguarda solamente la progettazione dei Modelli 231 per le aziende ma, nel perimetro dell’attività dell’Organismo di Vigilanza, ci occupiamo anche di:

• assumere il ruolo di componente dell’OdV (sia monocratico sia collegiale) tramite professionisti specializzati di Gruppo 2G dotati di competenze multidisciplinari;
• svolgere attività di affiancamento a OdV già costituiti, mediante supporto tecnico-specialistico nelle attività di audit, aggiornamento del Modello e gestione dei flussi informativi;
• collaborare con Organismi di Vigilanza in materia di formazione mirata sui Modelli 231 per organi amministrativi, dirigenti e dipendenti, al fine di rafforzare la consapevolezza dei rischi e la cultura della prevenzione;
• fornire supporto nella gestione delle segnalazioni e dei canali di whistleblowing.

L’esperienza maturata negli anni dai professionisti di Gruppo 2G in materia di organizzazione aziendale ci consente di leggere il Modello 231 non come un documento statico bensì come un qualcosa di estremamente dinamico, coerente con la struttura reale dell’impresa e con i suoi processi operativi. Ed è proprio questa la visione che, a nostro parere, deve guidare l’attività di un Organismo di Vigilanza.
Questo vale ancora di più in un ipotetico e futuro scenario di riforma della disciplina riguardante la responsabilità amministrativa degli enti (una realtà non così lontana) in cui l’OdV sarà chiamato a svolgere un ruolo ancora più qualificato, caratterizzato da maggiore professionalità, adeguate risorse e una crescente integrazione con gli altri attori della governance.

Articolo a cura di Alessandra Fucà, Senior Consultant Gruppo 2G